#2: SABER ADMINISTRAR ARCHIVOS

La principal función de la gestión de archivos es proporcionar una visión lógica de la organización de los datos. Entre otras funciones encontramos: identificar y localizar un archivo. Controlar el acceso de varios usuarios a los archivos.

¿Cuál es la forma correcta de archivar documentos?

Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.

Cómo organizar documentos digitales:

10 recomendaciones

1. Establece un protocolo sobre cómo almacenar la información digital

Crea una reglas de juego sobre cómo organizar documentos digitales, abordando las normas específicas sobre cómo nombrar carpetas y archivos, alternar el uso local con el de la red o la nube, o llevar a cabo copias de seguridad.

2. Guarda todos tus documentos digitales en una misma carpeta

Por supuesto, con una estructura de subcarpetas. Guardar todos los documentos digitales facilitará las búsquedas y la realización de copias de seguridad.

3. Utiliza nombres autoexplicativos

Es muy importante  utilizar nombres autoexplicativos para organizar archivos digitales y las carpetas. Los acrónimos pueden parecer una buena idea para abreviar, pero para poder seguir interpretando su significado y jerarquía en el tiempo es importante recurrir a fórmulas descriptivas (Uso personal, familiar, escolar, trabajo, etc.).

4. Además de autoexplicativos, los nombres deben ser breves

Los nombres autoexplicativos deben de ser cortos. Aunque Windows permita nombres de carpetas y archivos de hasta 260 caracteres, sé breve: separa las palabras con guiones bajos, evitar usar acentos y caracteres incompatibles en otras plataformas (como la ñ, o, a grandes rasgos, cualquier símbolo para el que tengas que recurrir a la tecla shift).

5. A mayor volumen de información, mayor necesidad de subcarpetas

Con el paso del tiempo, a medida que aumente el volumen de tus documentos digitales, aumentará también complejidad de cómo organizar los documentos digitales en las carpetas.

Cuando llegue el momento, considera incorporar subcarpetas que distribuyan la información.

6. Codifica documentos digitales con la fecha invertida

Para organizar documentos digitales es recomendable codificar los nombres y que empiecen con la última fecha de edición invertida.

Es decir, 10161204 para el 4 de diciembre de 2016. De este modo, al ordenar alfabéticamente una carpeta, quedará automáticamente ordenada por fechas. Al final del nombre, también es recomendable incorporar los números de versión sucesivos (_v2, _v3, _v4...).

7. Guarda cada documento digital a su carpeta adecuada desde el inicio

Es importante organizar los documentos digitales bien desde el primer momento. No caigas en la tentación de guardarlos primero en local y luego moverlos a la carpeta que corresponda. Ese es un paso innecesario que, a menudo, termina conllevando la "desaparición" del documento en cuestión.

8. No borres nada

Para saber cómo organizar documentos digitales hay una regla de oro. No borres nunca nada.

Crea subcarpetas con Versiones antiguas o Archivos inactivos cuando determinados documentos queden desactualizados. Nunca sabes si en otro momento, por el motivo que sea, los podrías volver a necesitar.

9. Se escrupuloso con tus copias de seguridad

Actualmente, las copias de seguridad pueden realizarse volcando periódicamente la información de un servidor NAS a una nube, o a un tercer soporte -como, por ejemplo, un disco duro extraíble.

Otra opción es almacenar la información de la nube en algún dispositivo de tu propiedad.

10. Repasa semanalmente tu escritorio o tu carpeta local de documentos

El reto: dejarlos vacíos y traspasar todo tu contenido a tu servidor, para que quede debidamente archivado en la carpeta que corresponda.

Aunque no se suelen tener en cuenta, los costes de no encontrar la información adecuada en el momento en que se necesita son enormes.

No solo se trata del tiempo que se pierde buscando información que quizás no está archivada, o el que se pierde duplicando documentos que si están archivados pero que no se encuentran.

Se trata de que encontrar la información relevante en el momento preciso es crucial para tomar decisiones acertadas.

Al fin y al cabo, los problemas derivados de la toma de decisiones erróneas no son más que la consecuencia de un fallo en la información utilizada.

Al final te presento un pequeño manual, que puede servir para que puedas crear, desarrollar, organizar de igual manera tus archivos o documentos, al igual que las carpetas.

MANUAL

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Y a parte, si te sirvió de ayuda o aún te quedaron algunas dudas sobre como organizar correctamente sus archivos, ya sean PDF, WORD, imágenes JPG, u otro tipo de documento, te puede servir el siguiente video.